Основные функции мини АТС

Ознакомившись со статьей «Зачем нужна офисная АТС» становится ясно, что для нормальной работы компании нужна современная, правильно подобранная офисная телефонная станция. Мини АТС является основным инструментом коммуникации компании с "внешним миром". От правильности настроек офисной АТС зависит эффективность работы сотрудников офиса и обслуживания клиентов, оперативность получения информации и принятия решений, а, следовательно, и результативность работы компании.

Для того, чтобы максимально эффективно использовать возможности офисной мини АТС необходимо знать основные ее функции. Попробуем кратко остановиться на каждой из них:

Внутренняя связь.

Каждый абонент офисной телефонной станции имеет свой внутренний номер. Это обеспечивает не только возможность связи между сотрудниками офиса набрав короткий номер нужного абонента, но и дает возможность осуществить перевод входящего звонка на другого внутреннего абонента. Теперь не нужно отвлекаться на поиск сотрудника или кричать на весь офис, достаточно сделать перевод в "одно касание". Эта функция значительно облегчает и упорядочивает работу сотрудников. При этом не занимаются городские линии, обеспечивая прием входящих звонков.

Функция внутренней связи, кроме того, дает возможность переадресации всех входящих звонков на другой внутренний номер и постановки входящего вызова в очередь. В первом случае имеется ввиду, что любой внутренний абонент может установить переадресацию со своего номера на любой другой внутренний номер АТС, например в другой кабинет, столовую и т.д. Во втором случае, если вызываемый вами абонент в данный момент занят, то можно поставить свой вызов в очередь и как только абонент освободится мини АТС автоматически установит соединение.

Распределение входящих звонков.

Входящие звонки по каждой линии могут быть распределены в соответствии со своими сценариями. Их могут принимать как конкретные внутренние абоненты, так и целые группы абонентов, так называемые группы приема звонков. На основе этой функции организуются современные центры приема звонков (cool-center). Для эффективного распределения входящих звонков могут быть использованы такие функциональные возможности мини-АТС как автооператор (DISA), с возможностью донабора необходимого внутреннего номера абонента минуя секретаря, так и голосовая почта, которая, кроме того, дает возможность оставить голосовое сообщение конкретному внутреннему абоненту АТС.

Если все операторы в данный момент заняты, то вызов может быть поставлен в очередь на удержание, во время которого клиент ознакомится с последними предложениями или новостями компании, или просто послушает музыкальное сопровождение.

Исходящая связь.

Каждому внутреннему определяется список линий, по которым он может осуществлять исходящие звонки. Это необходимо во-первых для того, чтобы равномерно распределить исходящий трафик по всем линиям, во-вторых, чтобы запретить выходы на так называемые "рекламные" линии и обеспечить свободный прием входящих звонков от клиентов.

Кроме того каждому внутреннему абоненту АТС прописывается возможность или запрет выхода на междугородние линии связи. Доступ к операторам мобильной связи также может быть запрещен или разрешен.

Если все разрешенные абоненту линии на данный момент заняты, то есть возможность "встать в очередь". Как только освободится первая разрешенная линия- абонент получит предупреждающий сигнал.

Внешнее оповещение.

Данная функция дает возможность осуществить передачу голосового сообщения для всех сотрудников посредством внешних динамиков или с помощью встроенных спикерфонов системных телефонных аппаратов.

Кроме того при помощи этой функции можно дать сообщение для конкретного сотрудника о том, что его вызывают по такой-то линии. При этом сотрудник может поднять трубку на ближайшем к нему телефонном аппарате, набрать соответствующий код и ответить ожидающему его внешнему абоненту.

Режимы работы.

Офисная АТС может работать в различных режимах в зависимости от времени суток. Существуют такие режимы работы, как день, ночь, обеденный перерыв или ланч. Для каждого из этих режимов может быть прописан свой алгоритм работы станции.

Тарификация разговоров.

Все входящие и исходящие звонки, при необходимости, могут быть зафиксированы и тарифицированы при помощи специального программного обеспечения. Будет видно, кто из внутренних абонентов куда и когда звонил, сколько времени разговаривал. Кто принял входящий звонок и на какого абонента перенаправил. В дальнейшем эта информация может быть отобрана по интересующим параметрам и представлена в виде отчетов.

Функция DISA-OGM.

Очень популярная и востребованная на сегодняшний день функция мини АТС, которая позволяет дать сообщение в линию, например: «Вы позвонили в такую-то компанию, дождитесь ответа оператора или сделайте донабор внутреннего номера в тоновом режиме». При этом, если звонящий клиент знает внутренний номер нужного ему сотрудника компании, то он может сделать донабор и, минуя секретаря, попасть сразу на внутреннего абонента.

Кроме того, при помощи функции DISA можно создать многоуровневое меню доступа, типа: «Наберите один, чтобы попасть в отдел продаж, наберите два, чтобы попасть в сервисный отдел и т.д.». "Дерево" функции DISA может быть достаточно разветвленным и зависит от модели мини АТС.

Функция HOLD.

Предположим, что Вы разговариваете с клиентом и для ответа на поставленный вопрос Вам необходимо сделать паузу и проконсультироваться. При наличии офисной АТС Вам не придется прерывать разговор для наведения справки. Достаточно воспользоваться функцией HOLD, повесив абонента на удержание. Используя эту функцию, Вы сможете дозвониться до нужной службы или сотрудника по внутренней связи или внешней линии, проконсультироваться, а затем вернуться к ожидаемому абоненту. При этом абонент во время удержания будет слышать музыкальное сопровождение или информационный ролик.

«Перехват» звонка.

Если сотрудник компании отлучился со своего рабочего места, а в это время у него зазвонил телефон, то Вам не нужно срываться и бежать к его столу. Воспользовавшись функцией перехвата звонка, Вы сможете со своего аппарата принять звонок, записать информацию для коллеги или ответить на вопрос клиента.

Управление домофоном и замком.

Эта функция позволит на любом телефоне офисной АТС принять входящий звонок с вызывного устройства, расположенного на входной двери и дать команду на открытие электро-механического замка.

Конференц-связь.

Часто возникает необходимость привлечь к разговору двух и более собеседников. Они могут являться как внутренними абонентами офисной АТС, так и абонентами внешней городской или междугородней сети. Реализовать эту задачу Вы сможете при помощи функции "Конференц-связь". Возможное количество участников такого совещания определяется моделью АТС.

Микросотовая связь.

Незаменимая функция, предоставляемая мини АТС, предназначенная для организации связи в большом офисе, складе, магазине или гостинице. Особенно актуальна, когда офис расположен на разных этажах. При этом отдельным сотрудникам компании или обслуживающему персоналу гостиницы необходимо постоянно перемещаться по территории или из отдела в отдел, но, при этом, быть всегда на связи.

Решить эту непростую задачу можно путем организации микросотовой связи. Суть ее заключается в том, что по территории офиса (склада, магазина, гостиницы) расставляется необходимое количество баз стандарта DECT, подключенных к мини АТС. "Мобильным" сотрудникам раздаются радиотелефоны микросотовой связи. Каждый такой телефон имеет свой внутренний номер и является полноценным абонентом офисной телефонной станции. Теперь не составит труда быстро связаться с нужным абонентом или перевести на него звонок, где бы он в данный момент ни находился. И главное, система микросотовой связи будет автоматически отслеживать уровень сигнала и "перебрасывать" трубку при передвижении по территории с одной базы на другую не прерывая разговора.

Объединение нескольких мини-АТС в единую сеть.

Предположим, что у Вас несколько разбросанных по Москве, России или даже миру офисов. Естественно, что не сложно связаться с каждым офисом через городскую или междугородную/международную сети. Но Ваш звонок будет воспринят как обычный входящий звонок и Вам придется связываться через секретаря или с донабором номера. Это долго и главное затратно. С помощью цифровых мини АТС Panasonic или LG-Ericsson Вы сможете связать Ваши офисы в единую телефонную сеть по каналам VoIP или ISDN. При этом сеть станет "прозрачной" и Вы сможете связаться с любым абонентом сети по короткому внутреннему номеру, где бы этот абонент ни находился. Кроме безусловного удобства Вы получите и значительную экономию средств, используя каналы интернет телефонии.

Мы с Вами рассмотрели основные и наиболее часто используемые функции мини АТС. При возникновении каких-либо вопросов по функциональным возможностям офисных АТС Вы можете связаться с нами по телефону или написать письмо. Также для расчета АТС Вы можете заполнить заявку.